كيف تستفيد من وقتك بفاعلية ؟

إليك بعض المقترحات العلمية التي يمكنها أن تساعدك على حسن إدارتك للوقت :

·         ضع، صباح، كل يوم ، قائمة بالأعمال التي يجب القيام بها خلال اليوم ، وذلك من واقع خطـة العمل الأسبوعية، ومن المواعيد والاجتماعات المتفق عليها سابقاً .

·         حدد أولويات إنجاز الأعمال مبتدءاً بالأهم فالمهم ثم الأقل أهمية، واعمل على الالتزام ما أمكن .

·         لا تعطي الأولويات لإنجاز الأمور الأكثر متعة وسهولة على حساب تأجيل إنجاز الأمور الهامة .

·         حدد الأعمال التي يمكنك تفويض مسؤولية القيام بها للمرؤوسين، وأحرص على تحديد مواعيد إنجازها، وكذلك متابعة إنجازها في الوقت المناسب .

·         خصص وقتاً لإنجاز الأمور التي تتطلب التركيز الشديد ، واحرص على عدم مقاطعتك خلالها، ويمكنك أن تحتجب خلالها هذا الوقت في مكتب آخر حرصاً على عدم المقاطعة، مثل العمل في غرفة الاجتماعات.

·         احصر الأمور الروتينية أو غير هامة التي يمكن إنجازها حسب توفر الوقت . مثلا اغتنم فرصة تأخر أحد الضيوف عن الحضور إلى مكتبك في الموعـد المحدد ، أو فرصة تأخير أو إلغاء موعد انعقاد أحد الاجتماعات لإنجاز هذه المهام .

·         لا تؤجل اتخاذ القرارات الروتينية التي لا تحتاج لوقت طويل لدراستها لأن العودة للتفكير فيها لاحقاً سيستغرق وقتاً أطول .

·         ضع قائمة بالمكالمات الهاتفية التي تود إجراءها، وخصص وقتاً محدداً كل يوم لإجراء المكالمات تباعاً.

·         جامل الآخرين ولكن لا تسمح لهم بالاسترسال في الأحاديث الشخصية خلال المكالمات الهاتفية أو الاجتماعات الثنائية ، أوضح للشخص الآخر بلباقة أنك ترحب بمقابلته أثناء فترة الغداء أو فترة الراحة لمناقشة الموضوع .

·         أطلع مساعدك أو سكرتيرك باستمرار على أولويات عملك خلال اليوم بحيث يساعدك على تنظيم وقتك وتحسين إدارته .