الدليل الشامل لإعداد خطة عمل ناجحة

أسَّس الأمريكي "هنري فورد" شركة "فورد للسيارات" (Ford Motor Company) في عام 1903 في الوقت الذي كان فيه امتلاك سيارة خاصة يقتصر على طبقة الأثرياء، وبدا حلماً بعيد المنال بالنسبة إلى عامة الشعب، وهدفَ "فورد" إلى إنتاج سيارات تناسب ميزانية عامة المجتمع، ولتحقيق هذا الهدف أعدَّ خطة عمل ممنهجة أسفرت عن نظام إنتاج مبتكر عُدَّ نهضوياً في عصره، كان العاملون في شركة "فورد" قادرين على إنتاج مزيدٍ من السيارات خلال فترة زمنية قصيرة، وهو ما ساعده على الاقتراب من تحقيق هدفه يوماً تلو الآخر.

اليوم يُنسَب الفضل إلى فورد - الرجل الذي علَّم الأمريكيين قيادة السيارات - في الثورة التي قام بها ضمن قطاع المواصلات عامة والنقل بالسيارات خاصة، وقد بلغ صافي ثروته بعد وفاته نحو 200 مليار دولار أمريكي.

إنَّ إعداد خطة العمل شرط أساسي لنجاح العمل التجاري؛ لأنَّها توضح أهداف المشروع، والأسباب التي تجعلها قابلة للتحقق، إضافة إلى الخطط والاستراتيجيات المدروسة المستخدمة في عملية الإنجاز.

يجب أن تتضمن خطة العمل الفعالة موجزاً تنفيذياً واضحاً، ووثائق مدروسة بعناية بوسعها التعبير عن نقاط قوة المشروع التجاري ورسالته.

يحتاج إعداد خطة عمل فعالة إلى بعض الحس الإبداعي؛ إذ تختلف أهداف الشركات عند إعداد خطط العمل، فقد يُخطط للحصول على استثمار معين، أو دعم طلبات القروض أو غيرها؛ أي يجب أن تحقق هذه الخطط الأهداف المنصوص عليها في مطلق الأحوال.

نقدم فيما يأتي 6 أساليب لإعداد خطة عمل ناجحة:

1. وجود موجز تنفيذي مقتَضَب وواضح:

عند وضع خطة عمل فعالة، يجب البدء بإعداد موجز تنفيذي مقتضب وواضح، ويغطي المحاور الرئيسة وحسب، يجب أن تحرص على ذكر جميع المحاور الرئيسة في الصفحات الأولى، والبدء بتغطية موضوع القيمة المقترحة وهو تحديد مجال تخصص الشركة وآلية كسب الإيرادات وكيفية استقطاب عملاء يدفعون لقاء الخدمات أو المنتجات المقدمة.

في حال كان الهدف من الخطة الحصول على أفضل استثمار، عندئذٍ عليك أن تحرص على ذكر المبلغ المطلوب وتوضيح آلية استخدامه.

شاهد بالفيديو: 6 نصائح تساعدك على وضع خطة عمل ناجحة

2. تحديد الفرص المتاحة في الأسواق:

من الضروري طرح السؤالين التاليين بعد إعداد موجز تنفيذي واضح:

• ما هو حجم السوق المستهدف؟
• ما هو معدل النمو؟

يجب تحديد الفرص والمخاطر في المشروع التجاري، ثم إعداد خطة مفصلة لآلية التعامل مع كل جزئية منها، وتوضيح القيمة المقترحة للشركة، يمكن العثور على معظم المعلومات السوقية من الغرف التجارية والاتحادات الصناعية والبيانات الإحصائية ورجال الأعمال، ومن الهام أن توثق معلوماتك بالمصادر والمراجع اللازمة لتكون مستعداً عند الحاجة إلى دعم ادعاءاتك أو تحديث خطة العمل.

3. تقييم المنافسة في السوق:

من الطبيعي أن يقتنع صاحب المشروع بتميز خدماته أو منتجاته في السوق؛ لكنَّ الواقع مختلف، ويجب بدلاً من ذلك التحلي بالموضوعية وتقييم المنافسة في السوق عبر مناقشة الأسئلة الآتية: من هم المنافسون في السوق؟ وما هي الخدمات أو المنتجات التي يقدمونها؟ وما هو مقدار حصتهم السوقية؟ ولمَ سيختار العميل المنتجات أو الخدمات التي تقدمها؟ وما هي معوقات الدخول إلى السوق؟

توضح إجابات هذه الأسئلة حدة المنافسة التي يمكن أن تواجهها في السوق خلال السنوات المقبلة، فضلاً عن أنَّها تحدد نقاط قوة منتجاتك بالمقارنة مع المنافسين حتى تكون مستعداً عندما تحتد المنافسة.

4. تناوُل مسألة التنفيذ:

يتحتم تناول التنفيذ بعد أن تُحدَّد الفكرة والتوجه، ولا سيما الموضوعات المتعلقة بمؤهلات أعضاء الفريق؛ أي تحديد مواضع القوة والضعف فيهم، وأسلوب تعاملهم مع عملية التنفيذ.

بعد أن تناول "هنري فورد" عملية التنفيذ، ركَّز اهتمامه على تحفيز العاملين عبر تخفيض عدد ساعات العمل؛ بل مضاعفة الأجور عند اقتضاء الضرورة، يحقق هذا الأسلوب درجة عالية من الوضوح والثقة في الدور التنفيذي، كما يصبح من السهل معالجة مواضع الخلل في حال وجودها على صعيد التنفيذ.

5. توقعات الإيرادات:

ثمة سؤالان رئيسان يوجبان الإجابة في هذا الصدد:

• ما هو مقدار الإيرادات التي سوف يحققها المشروع التجاري؟
• متى يبدأ تحقيق الإيرادات؟

يجب إرفاق بيانات توضح الأداء المالي السابق في حال كانت الشركة قائمة، وإضافة التوقعات المالية، والأرباح والخسائر المتوقعة في غضون 3-5 سنوات، وبيانات التدفقات النقدية وكشوف الميزانية، إضافة إلى تحليل التكلفة الأولية الذي يبين مقدار العائدات اللازم لتغطية الاستثمارات الأولية.

بالنسبة إلى الشركات الناشئة التي لا تملك مبالغ كبيرة في البنوك، فإنَّ بيانات التدفقات النقدية تعدُّ ضرورية جداً في هذه الحالة، لمقارنة المبالغ المستحقة مع المدفوعات الربع سنوية.

6. جعل الخطة واقعية وقابلة للتنفيذ:

كثيراً ما تضخم خطط الأعمال ووضع افتراضات على أساس توافر الطلب في السوق على خدمات مقدمة بجودة عالية وأسعار باهظة؛ لهذا السبب يجب إعداد خطة منطقية وقابلة للتنفيذ قدر الإمكان لتجنب الخسائر.

يقول رائد الأعمال الأمريكي "نيكولاس دوتكو" (Nicholas Dutko)، مؤسس شركة شحن السيارات وتأجيرها "أوتو ترانزبورت كووتس سيرفيسز" (Auto Transport Quotes Services): "إنَّ إعداد خطة عمل غير واقعية وغير قابلة للتنفيذ يؤدي إلى فرض عقبات إضافية على الشركة؛ لأنَّك ستقضي طوال فترة العمر الافتراضي للشركة في محاولة تحقيق الهدف الخاطئ".

تسهم خطة العمل الواقعية في تيسير عملية تعقب النتائج ومقارنتها مع الخطة الموضوعة وضبطها بناءً على ذلك، ومن الهام إدراج المواعيد النهائية والتواريخ والمقاييس الكمية والتوقعات، مع التأكيد على فرض الالتزام على العاملين وقابلية تعقب مراحل الخطة ومراجعتها وتصويبها عند اقتضاء الضرورة بواسطة أشخاص مفوضين.

في الختام:

يتطلَّب إعداد خطة عمل هادفة دراسة كبيرة ووقتاً ونقوداً ولا سيما عندما تستهدف استقطاب مستثمرين محترفين كثيري الانشغالات لا يسعهم إلا النظر نظرة خاطفة على الأفكار الكثيرة المكدسة فوق مكاتبهم.

يتطلب إعداد خطة عمل ناجحة أساساً فهمَ هذه العوامل، والتمسك بالقيم الأخلاقية، وتكون معظم هذه الأفكار أساسية بطبيعتها، لكن كثيراً ما يُتغاضى عنها أو تُحرَّف، وبالنتيجة لا يمكن تحقيق استفادة مثلى من قدراتها؛ فلتحرص على إدراج مراحل العملية ومتطلباتها عندما تعد خطتك المُقبِلة.