ملاحظة: أجرِ تغييرات من خلال تنظيم العمل وأتمتة المهام وتحسين سير العمل لإفساح المجال أمام الفريق لتقديم أفضل أداء.
قد تُحقق هذا الهدف من خلال الاعتماد على المبادئ "المرنة" في تأسيس الشركة، وإذا كان الأمر كذلك، فأنت تسعى بالفعل إلى التخلص من الهدر، وإنشاء عمليات سلِسة، وإجراء التحسين المستمر، كما يقترن تعزيز كفاءة فريقك عموماً بهذه المبادئ، ويتيح لك تقديم قيمة أكبر بصورة أسرع من خلال التخلص من الوقت المُهدَر والقضاء على عقبات الإنتاج.
إليك خمس طرائق مجرَّبة لجعل فريقك أكثر إنتاجية وكفاءة:
1. وضع أهداف ومعايير قابلة للتحقيق:
تركِّز الفرق المرنة على الأداء؛ ممَّا يعني أنَّه ينبغي عليك وضع أهداف عمليَّة، حتى في حالة عدم وجود حافز مالي لبلوغ هذه الأهداف؛ حيث يؤدي مجرد تحديدها إلى تحسين الأداء بنسبة 12-15%.
أفضل الأهداف هي التي تكون محدَّدة، وقابلة للقياس، وقابلة للتنفيذ، وموجهة نحو النتائج، ومحدَّدة بمدَّة زمنية، كما يجب أن تكون أهدافك كبيرة، ولكن قابلة للتحقيق أيضاً، وإذا كانت الأهداف كبيرة للغاية أو طويلة الأمد لدرجةٍ تشعر معها بأنَّها غير قابلة للتحقيق، فقسِّمها إلى أهداف أصغر قصيرة الأمد، وقد يكون من المفيد أيضاً تتبع التقدُّم الذي يحرزه فريقك والاحتفاء بالخطوات الهامَّة.
2. أتمتة المهام الروتينية:
عندما تحاول إحراز مزيد من الإنجازات مع فريق صغير، فإنَّ إحدى أسرع الطرائق التي يمكنك من خلالها زيادة الإنتاجية هي الأتمتة؛ فوفقاً لتقرير أجرته شركة "ماكنزي" (McKinsey)، يمكن أتمتة 45% من جميع أنشطة العمل باستخدام التكنولوجيا الحالية، بما في ذلك مهام في الموارد البشرية والتسويق والمبيعات، ولكن من الأفضل أن تبدأ بالمهام التي تستهلك الكثير من الموارد.
على سبيل المثال: يجب أن يهتم فريق المبيعات بالمنتجات والعملاء الجدد، ولكن يواجه الفريق غالباً بعض العقبات المتمثلة في جمع الأوراق القانونية على سبيل المثال؛ وذلك لأنَّه إذا كان على العميل طباعة عقد وتوقيعه ومسحه ضوئياً وإرساله مرة أخرى، فقد يؤدي ذلك إلى تأخير تنفيذ الاتفاقية لأيام أو حتى أسابيع.
لقد تبيَّن أنَّ الإجراءات التي تتَّخذها المستندات قد تنخفض بنسبة 30% إذا طُبِّقت الأتمتة مع المستندات، ومن ثم قد تؤدي أتمتة الإجراءات الروتينية في أثناء عملية البيع إلى تعزيز إنتاجية فريقك والسماح له بتحويل جهوده نحو مهام أخرى لإحراز مزيد من الإنجازات.
3. السماح لأعضاء الفريق بتنظيم أيام عملهم:
إذا أردت من الفريق تحقيق أعلى إنتاجية، فيجب أن تمنح الأعضاء حرية اختيار الكيفية التي يعملون بها، وأن تحاسبهم على النتائج، وليس على عدد ساعات العمل أو ما شابه؛ لذا يجب عليك أن تسمح لهم بتنظيم أيام عملهم تنظيماً يتيح لهم أن يكونوا أكثر إنتاجية.
تُظهِر الأبحاث أنَّ الموظفين الذين كانوا أحراراً في تنظيم جداول أعمالهم عملوا 7.4 ساعة إضافية في الأسبوع، بالإضافة إلى ذلك، تبيَّن أنَّ 73% من الأشخاص الذين يمارسون تقسيم الوقت يحققون إنتاجية أكبر.
يقسم هؤلاء الموظفون أيامهم إلى فترات بعضها مخصص للعمل وبعضها الآخر للحياة الشخصية، وفي الإمكان تعديل الطريقة التي يُقسَّم بها الوقت تعديلاً يتيح عقد الاجتماعات وتنفيذ الواجبات وتأدية مهام العناية بالأطفال في أكثر الفترات التي يزداد فيها التركيز.
4. التقليل من الاجتماعات قدر الإمكان:
من الصعب أن تجد موظفاً يقول إنَّ كثرة الاجتماعات لا تمنعه من تأدية عمله على أفضل وجه، وهذا أمر طبيعي بالنظر إلى عدد الاجتماعات التي من المتوقَّع أن يحضرها الموظفون؛ إذ يحضر الموظف العادي ثمانية اجتماعات في الأسبوع تقريباً، ويحضر عدد أكبر من كبار الموظفين ما يصل إلى 17 اجتماعٍ.
ولكن ليس الوقت الذي يضيع في الاجتماعات هو نفسه الذي يؤثر في الإنتاجية؛ بل يؤدي سوء تنظيم الوقت إلى إلحاق الضرر بالتفكير النقدي لفريقك وقدرته على تركيز الانتباه على عمله تركيزاً عميقاً؛ لذا نجد أنَّ بعض أعظم الشخصيات تتجنَّب الاجتماعات غير الضرورية تجنُّباً تامَّاً.
لا يعقد "جيف بيزوس" (Jeff Bezos) مثلاً أي اجتماع يتجاوز عدد حاضريه عدد الأشخاص القادرين على تناول فطيرتي بيتزا، كما شجَّع "إيلون ماسك" (Elon Musk) موظفيه، في رسالة بريد إلكتروني لتحسين الإنتاجية، على تجنُّب الاجتماعات الكبيرة والخروج من مكالمة أو تركها إذا لم تُضِف قيمة واضحة، قائلاً: "المغادرة ليست وقاحة؛ بل الوقاحة هي السماح لأحدهم بإهدار وقتك".
يمكنك تنفيذ نصيحة "ماسك" من خلال تخصيص مواعيد أقل للاجتماعات ودعوة الأشخاص الذين يجب أن يحضروا فقط، ومن الجيد أيضاً وضع خطة واضحة وجعل الاجتماعات لمدة 30 دقيقة أو أقل.
شاهد بالفديو: تعلّم كيف تُحسن إنتاجيتك في 15 دقيقة
5. استخدام برنامج إدارة المشاريع لضمان التنسيق بين الجميع:
لكي ينجح الفريق، يجب على كل عضو في الفريق العمل مع البقية وعدَّهم كياناً مترابطاً؛ لذا ينبغي أن يكون كل فرد قادراً على رؤية كيف تساهم مسؤولياته في إحراز أهداف الفريق، وإذا كنت تتجنَّب الاجتماعات، فيجب أن تكتشف طريقة أخرى للتنسيق بين أعضاء الفريق.
تُعدُّ أفضل طريقة لتتبُّع المشاريع والمهام هي برامجَ إدارة المشاريع، لا سيما إذا كان أعضاء الفريق يعملون في أماكن متفرقةٍ من العالم؛ إذ يضمن ذلك تركيز الفريق على الأهداف مع الحفاظ على تنسيق العمل وحماية المهام الهامَّة من الفشل.
قد يتعين عليك تجربة بعض الأنظمة الأساسية المختلفة للعثور على النظام الذي يناسبك، كما يسهِّل العمل الجماعي إدارة المشاريع التي تتضمن فِرق عدة، وتعزيز التعاون بينها، وإسناد المهام.
قد تكون الفرق الصغيرة فعَّالة للغاية إذا عمل كل فرد بكامل طاقته، وإذا تجنَّبت اتباع أسلوب الإدارة التفصيلية مع الموظفين ما دمت تكوِّن فريقاً يسعى إلى تحقيق القيمة للشركة والعميل؛ إذ قد يؤدي هذا الأسلوب إلى التفكُّك الذي يُضعِف الإنتاجية؛ لذا من الأفضل بكثير إجراء تغييرات من خلال تنظيم العمل والأتمتة وتحسين سير العمل لإفساح المجال أمام الفريق لتأدية عمله على أكمل وجه.
أضف تعليقاً