5 طرائق فعالة لتجنّب مشكلات العمل الجماعي داخل الفريق

ما هي أبرز مشكلات العمل الجماعي في المؤسسات؟

بيئات العمل وخاصة في الخليج العربي تتميز بالتنوع الذي يحمل في طياته فرص للنمو، ولكن تبرز مشكلات العمل الجماعي فيها وتؤثر في الإنتاجية. أهمها ما يلي:

1. سوء توزيع المهام والمسؤوليات

تخيل أنّ الفريق يعمل على مشروع هامّ، ولكن كل شخص يعتقد أنّ الآخر يتولى مهمة معينة؛ لأنّ الأدوار والمسؤوليات غير واضحة. بالتالي، سيظهر غياب التنسيق بين الموظفين، وستكون النتيجة تداخُل الجهود وتأخير تسليم المهام، وربما إهمال المهام الأساسية. فمثلاً، فريق يعمل على إنتاج منتج معين يواجه صعوبة في إطلاق المنتج الجديد لعدم تحديد الموظف المسؤول عن اختبار الجودة النهائي بالتالي خسارة مالية للشركة.

2. تضارب الشخصيات أو الأولويات

قد يتحول تنوع الشخصيات وخلفياتهم وأساليب عملهم ضمن الفريق الواحد من مصدر قوة إلى مصدر للخلافات إن لم تتم إدارة الفرق بحكمة، فقد يحدث نزاع بين شخص صارم وملتزم بالقواعد وآخر يفضل المناقشة والحرية باختيار أسلوب العمل، وربما اختلاف الأولويات هو سبب المشكلة. فمثلاً، يركز البعض على الابتكار في العمل، ويركز البعض الآخر على الأهداف المالية قصيرة الأمد.

3. غياب التواصل الفعّال

كم مرةً ندمت على فهم الآخر بطريقة غير صحيحة؟ كم مرة قلت لو كنت أعلم ذلك، لتغير كل شيء؟، غياب التواصل الفعّال سبب رئيس لمشكلات العمل الجماعي؛ لأنّ ذلك يعني غياب مشاركة المعلومات الهامّة وتراكم الأخطاء ونمو مشاعر العزلة ونمو الشائعات أيضاً وتضارب المواعيد مما يعطل العمليات التشغيلية في الشركة.

4. المنافسة غير الصحية

تحفّز المنافسة الإيجابية فرق العمل على عكس المنافسة غير الصحية التي تدمر روح الفريق حيث يبدأ الأعضاء بإخفاء المعلومات عن بعضهم البعض وتفويض جهود الزملاء بهدف تحقيق مكاسب شخصية بالتالي تتراجع الأهداف الجماعية والتوتر في البيئة يقضي على التعاون في العمل.

5. ضعف القيادة أو وضوح التوجيه

قائد الفريق هو بوصلته؛ فإن كانت القيادة ضعيفة لن يتوفر توجيه واضح بالتالي سيضيع الفريق بمرور الوقت؛ إذ تؤكد ماكينزي (McKinsey) على أن القادة ممن يمتلكون مهارات حل النزاعات وتقديم التوجيه الواضح والصحيح يمكنهم زيادة رضا الموظفين بنسبة تصل إلى 30% بالتالي زيادة إنتاجيتهم وتقليل معدل الدوران، ويتجلى ضعف القيادة في عدم القدرة على اتخاذ القرارات وخاصة في الأوقات الحاسمة، أو عدم القدرة على حل النزاعات في الفريق، أو عدم تحديد أهداف واضحة للشركة أو غياب طريقة تحقيق الأهداف.

الخلاصة، تنشأ مشكلات العمل الجماعي عمّا يلي:

• سوء توزيع المهام والمسؤوليات.
• تضارب الشخصيات.
• غياب التواصل الفعّال.
• المنافسة غير الصحية.
• ضعف القيادة أو وضوح التوجيه.

شاهد بالفيديو: أكثر المشاكل انتشاراً في أماكن العمل

أبرز الطرائق لتجنب مشكلات العمل الجماعي

إنّ مشكلات العمل الجماعي ليست حتمية بل يمكن التغلب عليها وحل النزاعات في الفريق من خلال الاستراتيجيات الخمسة التالية:

1. وضع أدوار واضحة من البداية

الوضوح مفتاح نجاح شركتك؛ لأنّه يسهل التنسيق بين الموظفين بالتالي يعزز التعاون في العمل حيث تؤكد ماكينزي (McKinsey) أن وضوح المهام والأدوار يحسن أداء فريق العمل بنسبة تصل إلى 25%، لذلك قبل البدء بأي مشروع أو مهمة جديدة يجب عليك كقائد فريق أن تحدد دور كل عضو من أعضاء الفريق والمسؤوليات الواقعة على عاتقه بدقة، ليتوضح لكل شخص ما هو المطلوب والمتوقع منه وما هي صلاحياته في الشركة، بهذه الحالة تعرف من المسؤول والمسألة، ومن يجب استشارته ومن يجب إبلاغه لكل مهمة، فهذا التنسيق يؤدي دوراً هامّاً في تجنب الإرباك ويضمن إغفال أي عمل أو مهمة.

2. تعزيز مهارات التواصل الفعّال

تتميز الفرق عالية الأداء بقدرتها على التواصل الفعّال حيث تشير دراسات جالوب (Gallup) إلى أن الفرق التي تتمتع بمستوى عالي من المشاركة أقل عرضة للنزاعات بنسبة تصل إلى 70% مما يؤدي لإنتاجية أعلى بنسبة 21%، لذلك يجب تعزيز مهارات التواصل المفتوح والصادق بين أفراد فريق العمل، ويمكن تحقيق ذلك من خلال ما يلي:

• الاجتماعات المنتظمة: يمكن عقد اجتماعات قصيرة يومياً في بداية الدوام لمناقشة التقدم ولذكر الملاحظات والبحث عن حلول للمشكلات.
• استخدام أدوات التواصل المناسبة: مثل (Microsoft Teams)، وذلك بهدف تسهيل التعاون في فريق العمل كتبادل المعلومات وضمان وصولها بسرعة.
• تشجيع الاستماع النشط: ويحتاج ذلك تدريب أعضاء الفريق على الاستماع لبعضهم البعض وتفهم وجهات النظر المختلفة والتعاطف مع الجميع حتى عند الاختلاف معهم.
• توفير آليات وقنوات لتقديم ردود الأفعال: مثل إنشاء آليات لتقديم ملاحظات بناءة باستمرار.

3. بناء ثقافة الثقة والمساءلة

الثقة دائماً هي أساس العلاقات القوية والمستديمة؛ لذلك، فإنّ التعاون في العمل يحتاج إلى أن يثق أعضاء الفريق بعضهم في بعض، ليكونوا أكثر استعداداً لمشاركة الخبرات والمعلومات الهامة وأكثر قدرة على الاعتراف بالأخطاء في العمل والإشارة إليها، وكذلك أكثر استعداداً للمخاطرة في سبيل بعضهم البعض وأكثر دعماً أيضاً. تشير جالوب (Gallup) إلى أنّ المؤسسات التي تبني ثقافة الثقة بين موظفيها، تشهد انخفاضاً في معدل الإجهاد المتعلق بالعمل بنسبة 40%، بالتالي تحسين أداء الفريق العالم، وتعزيز الثقة بين أعضاء الفرق يحتاج ما يلي:

• الشفافية: هامّة جداً لمشاركة المعلومات بوضوح والتحدث عن الأفكار ووجهات النظر بصراحة.
• الوفاء بالوعود: يُعد تنفيذ ما يُتَّفق عيله ضمن الفريق أمراً هامّاً لتعزيز المصداقية.
• المساءلة المتبادلة: ضمن فريق العمل كل عضو مسؤول عن أفعاله، أما الأهداف المشتركة فيجب محاسبة الجميع عليها دون تمييز.
• التركيز على إيجاد الحلول بدلاً من إلقاء اللوم: عند الوقوع في مشكلة ما يجب أن تركز إدارة الفرق على إيجاد الحلول المناسبة بأسرع وقت لتجنب حدوث خسائر مادية أو غيرها، بدلاً من الانشغال بتوجيه أصابع الاتهام والبحث عن المتسبب بالخطأ.

4. إدارة الاختلافات والخلافات بطريقة احترافية

الاختلافات في الأفكار ووجهات النظر أمر صحي ضمن أي فريق؛ لأنّه يثري النقاشات ويلفت الانتباه لحلول مبتكرة، ولكن الهامّ هو إدارة الاختلافات إدارةً صحيحةً عندما تتحول إلى خلافات، من خلال اتباع ما يلي:

• تشجيع الحوار المفتوح: والذي يوفر مساحة آمنة لأعضاء فريق العمل ليعبّروا عن أفكارهم ومخاوفهم بصراحة.
• التركيز على المصالح المشتركة: من خلال تذكير الفريق بالأهداف الجماعية باستمرار في الاجتماعات ليركزوا على تحقيقها سوياً بغض النظر عن اختلافهم.
• التدخل المبكر من قبل إدارة الفريق: لحل مشكلات العمل الجماعي قبل أن تتفاقم، ويمكن أن تقوم الإدارة بذلك عن طريق وسيط محايد إن لزم الأمر.
• التدريب على حل النزاعات: وذلك بتوفير ورش عمل ضمن الشركة مهمتها تعليم أعضاء الفرق مهارات التفاوض وحل النزاعات مع الآخرين.

5. تحفيز روح الفريق والانتماء

إنّ شعور الأعضاء بالانتماء إلى فريق واحد والعمل سوياً لتحقيق هدف مشترك، يعزز من التزامهم بالعمل ويقلل من الخلافات الجانبية، ويتم تحفيز روح الفريق والانتماء، من خلال ما يلي:

• الاحتفال بالنجاحات المشتركة: ليتم تقدير جهود أعضاء الفريق جميعاً والاحتفال بالإنجازات التي يقوموا بها حتى الصغيرة منها، ويمكن الاكتفاء بالمكافآت غير النقدية؛ لأنّها تؤدي دوراً هامّاً في تعزيز شعور الرضا والسعادة لدى الموظفين بالتالي زيادة الولاء والانتماء للشركة.
• تنظيم أنشطة تبني الفرق المتعاونة: مثل ورش العمل، وإعداد أنشطة اجتماعية خارج أوقات العمل تعزز الروابط الشخصية فتوطد العلاقات المهنية.
• تحديد رؤية واضحة: من الضروري وجود رؤية مشتركة وواضحة للفريق بهدف التنسيق بين الموظفين وتحقيق التناغم في العمل على تحقيقها.
• التقدير: بالاعتراف بالمساهمات الهامّة التي قام بها كل عضو في الفريق عند الاحتفال بإنجازات الشركة حيث يرفع ذلك معنوياتهم. 

عند المقارنة بين فرق العمل التي تطبق استراتيجيات حل مشكلات العمل الجماعي تلك، والفرق التي لا تطبقها نجد ما يلي:

الميزة	فرق العمل التي تطبق الاستراتيجيات	فرق العمل التي لا تطبق الاستراتيجيات
الإنتاجية	عالية مع تحقيق الأهداف بفعالية.	منخفضة مع تأخير في إنجاز المشاريع وضعف الأداء.
الروح المعنوية	مرتفعة مع شعور بالرضا والانتماء.	منخفضة مع الإحباط والتوتر.
حل المشكلات	سريع وابتكاري مع استفادة من التنوع.	بطيء ويتفاقم مع وجود تنوع.
الإبداع والابتكار	عالي مع تبادل الأفكار بصراحة.	محدود مع خوف من النقد.
معدل الدوران الوظيفي	منخفض مع استقرار الموظفين.	مرتفع مع فقدان المواهب باستمرار.

إذاً مشكلات العمل الجماعي، يمكن حلّها من خلال الطرائق التالية:

• تحديد أدوار أعضاء الفريق.
• تعزيز مهارات التواصل الفعّال.
• بناء ثقافة الثقة.
• إدارة الاختلافات بطرائق احترافية.
• تحفيز روح الفريق والانتماء.

في الختام

لا يأتي العمل الجماعي الناجح من تلقاء نفسه، بل يتطلب هندسة ثقافية داخل المؤسسة وقيادة تضمن توازن العلاقات مع تحقيق النتائج. بتطبيق الطرائق الخمس أعلاه، يمكن تقليل احتمالات النزاع وتحقيق أقصى فاعلية للفريق.

تخيل بيئة العمل مكان للتعاون والود، والتحديات تتحول لفرص للنمو والتطور، يمكن أن يصبح ذلك التخيّل حقيقة بتطبيق استراتيجيات حل مشكلات العمل الجماعي التي تحدثنا عنها في مقالنا. فالنجاح لا يأتي من تلقاء نفسه، بل يتطلب هندسة ثقافية داخل المؤسسة وقيادة تضمن توازن العلاقات. لذا، بدلاً من دفن رؤوسنا في الرمال، فلنتبع ذلك النهج للتغلب على الخلافات. شاركنا رأيك وتجربتك في إدارة الفرق في التعليقات أدناه!

انفوغرافيك: مقارنة بين الفرق التي تطبق الطرق الحديثة والفرق التي لا تطبقها