مقالنا اليوم سيأخذك في رحلة لاستكشاف تلك التحديات من أخطاء شائعة في ترتيب مكان العمل لتنظم بيئتك جيداً.
أخطاء شائعة في ترتيب مكان العمل
فيما يأتي مجموعة من الأخطاء الشائعة في ترتيب مكان العمل والتي تعوق عمل الموظف وتسيء لصحته:
1. مشكلة الإضاءة
مشكلة شائعة بكثرة وتؤثر بقوة في راحة الموظف وإنتاجيته، فتسبِّب إجهاداً للعين كالشعور بالتعب والحرقة وتسبب الصداع، مما يؤدي لتشتت الانتباه وضعف التركيز بالإضافة إلى الشعور بالإرهاق والاكتئاب، ولا نقصد بمشكلة الإضاءة أن تكون خافتة؛ لأنَّ الساطعة جداً أيضاً تسيء لصحة العين، والحلول كما يأتي:
1.1. اختيار نوع إضاءة مناسب
يجب أن تكون الإضاءة موحَّدة في المساحات الواسعة، وداخل غرفة المكتب يجب أن تركز الإضاءة على أماكن معيَّنة، مثل طاولة العمل، ويتم ذلك باستخدام مصابيح led بألوان ودرجات حرارة لونية معينة، ويُعتمَد على الإضاءة الطبيعية من خلال نوافذ كبيرة وأسقف زجاجية تُدخِل الضوء الطبيعي.
2.1. ضبط شدة الإضاءة
يجب تجنُّب الوهج باستخدام مصابيح لها تصميم يقلل من ذلك، وكذلك تجنب وضع الطاولة مقابل النافذة مباشرة.
3.1. التأكد من توافق الإضاءة مع الأثاث والطلاء
يجب أن تكون الألوان متناسقة لتكون بيئة العمل مريحة.
2. الضوضاء الزائدة
لا يعمل كثير منَّا في بيئة يكثر فيها المعدات وأجهزة الكمبيوتر والطابعات والآلات والهواتف سواءً داخل المكتب أم في الغرف المجاورة له، فحركة المرور لكثرة مستخدمي تلك الآلات تسبب ضوضاء تزيد التوتر والقلق وتخفف الانتباه والتركيز وترفع ضغط الدم مع الوقت وتسبب مشكلات في السمع؛ لذلك اتَّبِعْ بما يأتي:
- عزل المصادر، واستخدِمْ مواد عازلة للصوت على الجدران والأسقف.
- استخدام واقيات للأذن.
- إجراء تعديلات على المعدات، لتقليل صوتها وصيانتها باستمرار.
3. عدم وجود مساحة كافية
لا توجد حواجز بين طاولات الموظفين، ولا يوجد تخطيط جيد للبناء، فذلك يسبب ضغطاً وإرهاقاً شديدَين، ولحل المشكلة إليك التالي:
- إعادة توزيع المساحة: يُخصَّص مكان محدد لكل طاولة وفق نوع العمل، فيكون لكل موظف حدود واضحة تحافظ على خصوصيته باستخدام ستائر أو فواصل بما يتناسب مع ميزانية الشركة.
- استخدام رفوف عمودية: تُصمَّم لوضع الملفات والأوراق ضمنها وتخزين الأوراق الشخصية، كما أنها تفصل بين طاولات العمل.
شاهد بالفيديو: 8 خطوات لترتيب غرفة مكتبك بشكل أنيق
4. سوء التهوية
يؤدي عدم توفر نظام تهوية فعال أو عدم وجود فتحات تهوية ووجود مصادر للتلوث مشكلات في الجهاز التنفسي، كالسعال بالإضافة للدوخة والصداع والشعور بالتعب المستمر والمزاج السيء؛ لذلك يجب حل المشكلة كما يأتي:
- التأكد من عمل نظام التهوية: لا بد من وجوده ومن فحصه باستمرار ليعمل بكفاءة عالية.
- زيادة عدد فتحات التهوية: لأنَّ الهواء الطبيعي ضروري.
- تقليل مصادر التلوث: يجب منع التدخين واستخدام المواد الكيميائية ضمن بيئة العمل.
5. الوضعية الخاطئة لشاشة الكمبيوتر
يؤثر مكان وضع شاشة الكمبيوتر في العمل في طريقة جلوسِنا، وعندما تكون الشاشة في وضعٍ غيرِ مناسب للطاولة والأثاث، نحرك رأسِنا ورقبتِنا بطريقةٍ غيرِ صحية، مما يسبب آلاما وإجهادا للعينين بسبب الحاجةِ إلى تقريبِهما أو إبعادهما عن الشاشة أكثر من اللازم، ولتجنبِ هذهِ المشكلة، إليك بعض النصائح:
- اضبط ارتفاع الشاشة: اجعلِ الجزءَ العلوي من الشاشة مقابلا لمستوى نظرك تماما.
- اضبطْ زاوية الشاشة: أمل الشاشة قليلا للخلف لتقليل انعكاس الضوء عليها.
- اضبط مسافة الشاشة: تأكد أن المسافة بينك وبين الشاشة مناسبة لطول ذراعيك وراحة عينيك.
6. عدم توفرِ كرسي مريح
يؤثر الكرسي الذي تجلس عليه في إنتاجيتِك، فالجلوس على كرسي غيرِ مريحٍ وغيرِ داعمٍ لظهرِك يسبب وضعية جلوسٍ خاطئة، تجهِد العضلات وتؤلِم الرقبة والظهرِ، بالإضافة إلى الشعور بعدم الارتياح والملل من العمل، وقد تتطور المشكلة إلى آلام مزمنة مع مرور الوقت، ولحلّ هذه المشكلة، يمكنك اتباع النصائح التالية:
- تحدث مع مديرك: من حقك أن تجلس بِراحة أثناء العمل؛ لذا تحدث عن أهمية توفير أثاث مريح.
- اقترح حلولا: تحدث مع زملائك وقدموا اقتراحات لإدارة الشركة حول كيفية توفير كراسي مريحة للجميع.
- ابحث عن حل مؤقت: إذا لم تتغير الكراسي قريبا، استخدم وسائد أو أدوات أخرى لدعم ظهرِك لتخفيف الضغط.
7. الفوضى
تمنعك بيئة العمل غير المنظمة، التي تتراكم فيها الأوراق والمستندات بعشوائية بسببِ عدمِ وجودِ أماكن تخزين كافية من العثور على الأشياء بسرعة، وتسبب شعورا بالتوتر والتشتت، مما يقلل إنتاجيتِك تدريجيا، ولتجنب هذهِ المشكلة، إليك بعض النصائح:
1.7. خصص وقتا للتنظيمِ
اجعل جزءا من وقتك في نهاية كل يوم عمل لترتيب مكتبِك والتخلصِ من الأوراق غيرِ الضروريةِ والتخلص من الفوضى، أو خصص ساعة في بداية الأسبوعى للقيام بذلك.
2.7. استخدم أدوات تنظيم
استعمل صناديق وملفات لترتيب الأوراق والمستندات بتنظيمٍ، واستفد من أدراج المكتب لتخصيصِ كل درج لنوع معين من المستندات.
3.7. الرقمنة
رقِّم الأوراق والمستندات لسهولة البحث عنها.
4.7. تحديد المهام
حدد ما تريد إنجازه اليوم؛ لأن عدم تنظيم المهام يبعثر الأوراق.
شاهد بالفيديو: 8 نصائح لترتيب أوراق العمل
8. عدم وجود نباتات
لا تعتقد أنَّها مشكلة بسيطة؛ لأنَّ وجودها يحسن المزاج ويقلل التوتر وينقي هواء المكتب ويحافظ على رطوبة الجو، مما يزيد الإبداع لدى الموظف؛ لذلك اتَّبِعْ الخطوات التالية:
- اختيار نباتات مناسبة: تلك التي تتحمل الظروف الداخلية ولا تحتاج عناية كبيرة كالصبار والزنبق.
- تحديد أماكن مناسبة لها: ضعها قرب النوافذ وعلى الرفوف العالية بمكان يصله الضوء ويمكن إضافة الماء لها بسهولة.
- استخدام نبات صناعي: استِعِنْ بنباتات صناعية في حال لا يمكن لنبات طبيعي أن يعيش في المكتب لإضافة اللون الأخضر للمكان.
- تشجيع الآخرين على ذلك: ليصبح في كل مكتب ركن أخضر صغير يضيف الحيوية للشركة كلها.
9. عدم وجود مكان للاستراحة
يؤثر ذلك في صحة الموظف الجسدية والنفسية كثيراً؛ لأنَّ الجميع بحاجة لقسط من الراحة لاستكمال العمل بأفضل صورة، وقد لا تعطي الشركات اهتماماً لذلك لعدم وجود مساحات كافية، لكنَّ هذا الخطأ يؤدي لسوء المزاج وقلة الإبداع ومشكلات صحية كالصداع والأرق، وأهم الحلول ما يأتي:
1.9. تخصيص مساحة صغيرة
ضَعْ كرسياً مريحاً قرب النافذة مثلاً، وخصِّصْها للاسترخاء، وضَعْ بعض النباتات أمامك واسترح خلال اليوم دون انتظار أحد أن يطلب منك ذلك.
2.9. تشجيع الاستراحات
اجتمِعْ مع زملاء العمل وابحث بالموضوع وشجِّعهم على تحديد مكان للاستراحة، مثلاً لمدة ساعة في منتصف الدوام، وطالِبْ بوجود مواد تساعد على الاسترخاء في المكان، كالموسيقى الهادئة وبعض الكتب والمجلات، ونظِّمْ فعاليات تساعد على الاسترخاء بالتعاون مع الإدارة، مثل جلسات يوجا أو تأمل، وتحدَّثْ معهم عن أهمية أخذ استراحات قصيرة والمشي عدة دقائق كل ساعة أو التأمل أو إغلاق العينين لتقليل الإجهاد.
10. كثرة الألوان
يؤدي عدم وجود خطة تصميم واضحة إلى اختيار الألوان بعشوائية، وربما تتسبب الرغبة في إضفاء الحيوية على مكان العمل باختيار كثير من الألوان التي لا تتناسب مع طبيعة العمل والحالة النفسية للموظفين؛ إذ تشتِّت كثرة الألوان الانتباه ويؤدي التناقض الكبير فيها للتعب وإجهاد العينين وصعوبة التركيز والاسترخاء، بالتالي عدم القدرة على الإبداع وإنجاز الأعمال جيداً؛ لذلك عليك الانتباه لما يأتي:
1.10. اختيار ألوان محددة
اختَرْ ألواناً أساسية لجميع مكاتب الشركة مكوَّنة من لونين أو ثلاثة ألوان فقط توزَّع بتنظيم ضمن أنحاء المكتب.
2.10. التركيز على الألوان المحايدة
يفضل أن تكون الألوان المحايدة هي الأبيض والبيج والرمادي وليست الألوان الزاهية.
3.10. تجنُّب المناقضات
اختَرْ الألوان الأخرى بعد تحديد الألوان المحايدة الأساسية التي تريدها، فمثلاً لا يفضل استخدام اللون الأصفر والأرجواني والأحمر بكثرة؛ بل يفضل أن تكون إضافات بسيطة فقط، ولا تنس أنَّ الطلاء والأثاث يجب أن يكونا بألوان متناسقة.
4.10. مراعاة طبيعة العمل
تُستخدَم في البيئات التي تحتاج إلى إبداع وتركيز لإيجاد الحلول الألوان الهادئة، مثل الأخضر والأزرق مع البيج أو الأبيض أو الرمادي مثلاً، أمَّا في البيئات التي تحتاج إلى الحماس تُستخدَم ألوان نارية ودافئة، مثل الأحمر والبرتقالي.
5.10. استخدام ألوان زاهية في التفاصيل
ستخدمها في اللوحات والاكسسوارات والوسائد فقط، ويُفضَّل ألَّا تستخدمها بكثرة.
في الختام
يوجد علاقة وثيقة بين صحة الموظف الجسدية والنفسية وترتيب مكتبه، فلا تعتقد أنَّ الأمر بسيط، فكما وضَّحنا في مقالنا أنَّ الإضاءة لها دور في التركيز والإبداع وراحة العينين، وكذلك مكان شاشة الكمبيوتر وألوان المكتب، وقد سلَّطنا الضوء على أخطاء شائعة في ترتيب مكان العمل والتي تؤثر سلباً في الموظف والإبداع والإنتاجية؛ لذلك استفد من تلك النصائح إن أردت بناء بيئة عمل مميزة ومريحة.
أضف تعليقاً