التعامل مع البريد الوارد باعتباره ممارسة روحية
عندما تمتلئ صناديق البريد الوارد لدينا، فإنَّنا نشعر بالقلق، ونستجيب لذلك بواحدة من طريقتين، إما نشعر بالارتباك ونتجاهل صندوق البريد الوارد، فتتراكم الرسائل أكثر، ونتأخر أكثر فأكثر في الرد عليها، أو نرد بأسرع ما يمكن، وغالباً ما نفعل ذلك دون تفكر.
هل فعلت ذلك من قبل؟ ما ستلاحظه هو أنَّه لا فائدة من كلا الطريقتين، وأنَّ هذا الأسلوب في التعامل مع البريد الوارد يخلو من المتعة والمعنى، وقد تلاحظ أيضاً أنَّ الطريقة التي نتعامل فيها مع البريد الوارد هي الطريقة نفسها التي نتعامل فيها مع كثير من الأشياء في حياتنا.
إذاً، ما هي الطريقة الأنسب؟ ماذا لو أصبح التعامل مع البريد الوارد ممارسةً روحيةً تُعمق تجربتك في الحياة؟
تعريف الممارسة الروحية:
إذا فكرت في التعامل مع بريدك الوارد بوصفه ممارسةً روحيةً، فإنَّ ذلك يغير نظرتك تجاهه، بدلاً من هذا الشيء المسبب للقلق الذي يتعين عليك القيام به حتى لا تبدو شخصاً سيئاً، يصبح مكاناً للاستكشاف والنمو.
ما نعنيه بالممارسة الروحية هو التعامل مع بريدك الإلكتروني على مستوى أعمق وذي معنى؛ لذا أجب عن هذه الأسئلة لتفهم المقصود بالممارسة الروحية:
- هل يمكنك أن تجد الفرح والدهشة في البريد الوارد، بدلاً من أن يكون مكاناً يسبب الضغط والتوتر؟
- هل يمكنك استكشاف الأفكار المخيفة التي تجعلك تتجنب كل رسالة بريد إلكتروني، ثم الرد عليها بروية؟
- هل يمكنك أن تجعل من كل رسالة بريد إلكتروني لحظةً جميلةً من التأمل أو التواصل أو الفضول أو الحب؟
- هل يمكنك التدرب على إيجاد السمو في كل لحظة تتعامل فيها مع بريدك الوارد؟
كما ترى، لا توجد طريقة واحدة فقط للممارسة الروحية، هذه مجرد مجموعة من الأفكار، ولكن قد تجد ما تعنيه لك، بصرف النظر عن الأسلوب الذي تستخدمه في الممارسة الروحية، فإنَّه سينعكس على نموك وتجربتك في الحياة.
شاهد بالفيديو: 7 نصائح لكتابة عنوان بريد الكتروني ممتاز
إجادة التعامل مع البريد الوارد:
إليك 3 مراحل للتعامل مع البريد الوارد الممتلئ:
1. المرحلة الأولى:
راجع جميع رسائل البريد الإلكتروني بسرعة، واحذف أو أرشف الرسائل التي لا تحتاج إلى رد، وأطلق على رسائل البريد الإلكتروني هذه "المستوى الأول"، فجميع رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها، والرسائل الإخبارية التي لا تهمك، والإشعارات، وما أشبه ذلك، أخرج هذه الرسائل من صندوق البريد، واستخدم اختصارات لوحة المفاتيح في جيميل (Gmail) للحذف والأرشفة والانتقال بين الرسائل بسرعة
2. المرحلة الثانية:
أجب عن كل رسالة بريد إلكتروني تحتاج إلى رد سريع، أطلق على رسائل البريد الإلكتروني هذه "المستوى الثاني"، فإذا كانت رسالة البريد الإلكتروني تحتاج إلى رد بفقرة أو أقل، فعليك الرد عليها فوراً في هذه المرحلة، وإذا كانت رسالة البريد الإلكتروني تحتاج إلى مزيد من الوقت (رسائل البريد الإلكتروني من المستوى الثالث)، فاتركها الآن، فعليك الرد بسرعة على الرسائل التي تحتاج إلى رد، وأرشفتها لإخراجها من صندوق البريد الوارد.
3. المرحلة الثالثة:
إذا أنجزت أول مرحلتين، فما تبقى هو رسائل البريد الإلكتروني من المستوى الثالث، وهي الرسائل التي تستغرق وقتاً أطول وتحتاج إلى إمعان التفكير، أو التي تحتوي على مهام أطول تتطلب القليل من التركيز؛ لذا في هذه المرحلة، خصص نحو 30 دقيقة، بضع مرات يومياً، وتعامَل مع كل رسالة بريد إلكتروني بتركيز كامل، وإذا كانت تحتاج إلى رد أطول، فاقض بعض الوقت في التفكير فيها ثم الرد عليها إذا كانت تحتوي على مهمة، فإمَّا أن تنجز المهمة ثم ترد على الرسالة وتؤرشفها، أو أن تضعها في قائمة المهام لتنجزها لاحقاً، يمكنك المرور بالمراحل الثلاث في جلسة واحدة تستمر نحو 45 دقيقة؛ دقيقتان للمرحلة الأولى، و5-10 دقائق للمرحلة الثانية، و30 دقيقة للمرحلة الثالثة، واضبط هذه الأوقات بناءً على مقدار الوقت المتاح لك في اليوم.
من المحتمل أنَّك لن تتمكن من إفراغ البريد الوارد بالكامل في يوم واحد، ولكن افعل ما يكفي في كل جلسة، وإذا كنت تعمل بهذه الطريقة كل يوم، فلديك فرصة جيدة للرد على معظم رسائل البريد الإلكتروني الهامة في أسبوع.
تطبيق الممارسة الروحية:
إذا طبقت المراحل الثلاث المذكورة آنفاً، فمن المحتمل أن تتحسن في إدارة البريد الوارد، لكن إذا تركت الممارسة الروحية، فلن يغير ذلك كثيراً من تجربتك، إليك بعض الخطوات لتطبيق الممارسة الروحية في التعامل مع صندوق البريد الوارد:
- تحديد نية قبل البدء في معالجة البريد الوارد: من المفيد أن تكون لديك رسالة تذكير بجوار الحاسب حتى تتذكر تلك النية، لتكن نيتك أكثر من مجرد "إفراغ صندوق الوارد" أو "استدراك كل شيء"، فاجعلها مثل إحدى الأفكار الموجودة في فقرة "تعريف الممارسة الروحية" أعلاه.
- في المرحلة الأولى، استمتع بالتخلص من الفوضى.
- في المرحلة الثانية، تدرَّب على الثقة بنفسك عن طريق تقديم ردود قصيرة وسهلة.
- في المرحلة الثالثة، ستواجه بعض المقاومة والإرهاق، فلا تتجاهل هذه المشاعر، وركز على التجربة ما أمكن، وحاول البحث عن السلام والهدوء وسط هذه التحديات، ثم ابحث عن شيء أسمى وأنت ترد على هذه الرسالة.
- ممارسة تقدير الذات عند إحراز أي تقدم بسيط، وهذا سوف يشجع الممارسة الروحية، فالتشجيع هام جداً.